Reengenharia – Aplicando a Ferramenta de GESTÃO DE MUDANÇAS


INTRODUÇÃO:

REENGENHARIA – ANTECEDENTES: até a década de 70 do Século XX a situação do mercado era estável e sem grandes sobressaltos. O trabalho, efetuado por funcionários com formação básica, era composto por tarefas simples. Assim, havia a necessidade de inúmeros níveis hierárquicos que permitiam a existência de uma grande burocracia e a conclusão dos trabalhos era num andamento considerado dentro da normalidade. Mas, as estruturas não eram ágeis e desperdiçavam muito tempo.

Hoje o panorama do Século XXI traz consumidores de perfil exigente, produtos/serviços com ciclo de vida curto e de rápida a obsolescência e a mão de obra com características sociais e culturais complexas.

À vista disso o mercado passa a pedir empresas com flexibilidade e capacidade de resposta veloz. As ações realizadas podem ser complexas, mas feitas através de métodos mais simples. Para tanto, todo e qualquer processo numa empresa é passível de ser revisto e mudado.


Por estas situações, sendo uma das ferramentas da GESTÃO DE MUDANÇAS e também usada na GESTÃO DA QUALIDADE, a REENGENHARIA, tem, por princípio redesenhar TODAS as atividades em uso numa empresa rompendo formas tradicionais.

Por muitos anos as ações da Administração se voltaram para eficiência e controles e REPENSAR a empresa vai trocar estes antigos Cânones (preceitos ou normas) por inovação, rapidez, serviços e qualidade. O REPENSAR e o REDESENHAR pedem mudanças completas e profundas de processos sem superficialidades. Os improvisos fatalmente se tornarão futuramente problemas mais difíceis de serem resolvidos.


O PAPEL DA REENGENHARIA:

É resolver questões organizacionais da empresa no seu TODO e não em problemas reconhecidamente localizados dentro da estrutura. Se a REENGENHARIA for entendida para cortar custos e pessoal suas possibilidades de êxito serão mínimas. O maior obstáculo está no fato de que as empresas e o elemento humano não são lá muito receptivos às MUDANÇAS.

TRABALHANDO COM A REENGENHARIA:


O início da REENGENHARIA está em questionar a empresa e suas formas de atuação criando as bases para REDEFINIR processos. O fato da empresa se questionar já é um ótimo indicador.


Mas, antes de começar a usar a REENGENHARIA é necessário que a ESTRATÉGIA da empresa esteja definida e que se conheça as expectativas dos STAKEHOLDERS. Agora é possível MAPEAR e saber por onde REPENSAR e REINVENTAR.


APLICAÇÕES DA REENGENHARIA:

Os GESTORES responsáveis pelo trabalho poderão a seu critério analisar os pontos que devem: ● Ser APERFEIÇOADOS (que podem ser aproveitados após reformulação).

● Ser ELIMINADOS (caso não tenham utilidade apara a empresa).

Apesar da intensidade das MUDANÇAS a serem introduzidas na forma de agir a REENGENHARIA deve ser simples e prática. Habitualmente o método de trabalho cumpre quatro fases distintas:

MAPEAR: relacionar todos os processos da organização.

PLANEJAR O TRABALHO: prever e antecipar recursos para o trabalho detalhando EQUIPES MULTIFUNCIONAIS envolvidas (pessoas da área), atribuir tarefas, tempo previsto e uso da TIC.

EFETIVAR: efetuar a análise completa dos pontos que já foram separados (tarefas, profissionais envolvidos e usar ANÁLISE SWOT), avaliar e REINVENTAR processos, prever o impacto das mudanças e seus desdobramentos. É por em prática.

MONITORAR: mesurar resultados obtidos controlando ações em comparação com o plano inicial. O responsável também deverá presumir as consequências das MUDANÇAS efetuadas em outras áreas com processos integrados.


REENGENHARIA FECHANDO O CICLO:

Na REENGENHARIA as MUDANÇAS não implicam em demissões. O foco está no REDESENHO de formas de trabalho em todos os setores e em tudo que está sendo usado nas várias áreas funcionais. Aborda planejamentos, desenvolvimento de novos produtos/serviços, aumento da produtividade, redução de custos, gestão dos projetos, produção, logística, etc. Fecha um ciclo e incia outra fase com proveito para a empresa e na qualidade para o cliente.


Algumas atividades para a REENGENHARIA atuar não são tão problemáticas: combinar vários serviços num só, mudar a ordem das tarefas, condensar vários formulários, estabelecer sua realização das tarefas em tempo e lugar em que tenham mais sentido, reduzir de conciliações, verificações e controles, escolher entre descentralização ou não, racionalizar controles burocráticos, disponibilizar INFORMAÇÕES, etc.

Segundo HAMMER e CHAMPY (1994, p. 51 citado por CARAVANTES; PANNO; KLOECKNER, 2005, p.277), as mudanças são as seguintes: unidades de trabalho – de departamentos funcionais para equipes de processos; os serviços – de tarefas simples para trabalhos multidimensionais; os papéis das pessoas – de controlados para autorizados.

A MUDANÇA DE CICLO vai considerar também treinamento, avaliação de desempenho, remuneração, encarreiramento, mudar a visão protetora para mentalidade de resultados, chefia e liderança, etc. Mas, há alguns tópicos em que a REENGENHARIA enfrentará sérios problemas e o uso da HABILIDADE POLÍTICA será fundamental em conjunto com os planos de MUDANÇA. São áreas consideradas DIFÍCEIS de serem tocadas.


A situação é bem mais complexa, pois dificilmente empresas aceitam começar do zero sem aproveitar nada do passado. Não conseguem deixar de imediato a MISSÃO/VISÃO/VALORES, estruturas da hierarquia, CULTURA ORGANIZACIONAL, identidade visual, CLIMA ORGANIZACIONAL, formas de motivação, recrutamento e seleção de pessoas, etc. De acordo com estudiosos, a área que apresenta maiores contratempos para a REENGENHARIA é a Gestão de Negócios. Em geral as maiores RUPTURAS necessárias estão no modelo de relação com clientes (incluindo a avaliação de satisfação) fornecedores e parceiros.


MODALIDADES DE REENGENHARIA:

Estratégica: a empresa opta por uma MUDANÇA total e profunda. A prioridade está em mudar linhas de negócios e para uma visão voltada para mercados mais atraentes. Em alguns casos é preciso comprar outras empresas participantes do mercado de interesse.

Organizacional: é a mais comum. Diminui níveis de hierarquia reorganizando tarefas e cargos em estruturas mais ágeis e de menor carga burocrática.

Processos: tem sendo muito utilizada para modificar a maneira de se fazer negócios e competir com vantagem. O objetivo é reduzir custos, tempo das atividades, melhoria na produção, melhoria na qualidade pelo aumento da eficiência e redução no tempo de resposta aos clientes.


AS REGRAS REENGENHARIA:

- Antes de REDESENHAR a estratégia da empresa precisa estar definida.

- A REENGENHARIA tem o processo primário por base (PRÉ-PROJETO).

- A REENGENHARIA aperfeiçoa o uso da TIC e permite inovações tecnológicas.

- A REENGENHARIA deve ser compatível com a estrutura da empresa.

- TODOS devem participar das mudanças.


A ONDA CONTRÁRIA:

A REENGENHARIA como ferramenta da GESTÃO DE MUDANÇAS não escapa de críticas ferozes. As transformações criam uma onda contrária vindas de setores acostumados a atuar de uma determinada maneira e a usufruir de privilégios. Os Gestores responsáveis pelo trabalho deverão saber ultrapassar as RESISTÊNCIAS contra os novos processos.

A maior ONDA CONTRÁRIA é que na ideia geral a REENGENHARIA tem relação obrigatória com o DOWNSIZING que demite funcionários sem muito critério e justiça. Portanto, a insegurança por parte dos colaboradores também reduz a motivação e a participação efetiva.



Sugestão de Leitura:

CHAMPY, J; HAMMER, M. Reengenharia Revolucionando a Empresa. 19 ed. Campus, 1994.

MORRIS, Daniel, Brandon, Joel. Reengenharia: reestruturando sua empresa. São Paulo: Makron Books, 1994, p. 8.

CARAVANTES, Geraldo R; PANNO, Cláudia C.; KLOECKNER, Mônica C. Administração: teorias e processos. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2005.

ARAUJO, Luis César G. de Organização, Sistemas e Métodos e as Tecnologias Gestão Organizacional. Vol.1 – 2ª Edição – 2006. Editora Atlas.

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