MANUAIS ADMINISTRATIVOS – FERRAMENTA DE GESTÃO

Atualizado: 23 de Mar de 2019


INTRODUÇÃO:

Seguir normas e procedimentos contidos nos MANUAIS ADMINISTRATIVOS é encarado pela maioria das pessoas como sendo apenas uma atividade que serve de bloqueio para a criatividade. O assunto é visto como um trabalho de caráter mecânico e burocrático.


No entanto, os MANUAIS ADMINISTRATIVOS não são criados para emperrar os trabalhos. Eles são desenvolvidos para orientar tarefas, dar coerência, padronizar rotinas e procedimentos para coordenar os processos existentes. Esta ideia serve na gestão da qualidade em todos os níveis da empresa. Então, é preciso mudar o conceito e ver os MANUAIS ADMINISTRATIVOS como uma das FERRAMENTAS da GESTÃO. Eles são importantes porque seu conteúdo afeta a forma como as tarefas são organizadas e realizadas.


O “COMO FAZER”:

Os MANUAIS ADMINISTRATIVOS têm como sua mais importante finalidade ensinar a fazer as atividades numa orientação FORMALIZADA dentro de um departamento, setor ou para a empresa como um TODO. O processo de MANUALIZAÇÃO de uma organização (considerada por muitos como sendo BUROCRATIZAÇÃO) é fazer a reunião de dados e informações numa disposição sistematizada e segmentada seguindo critérios rigorosos que minimizem a margem de erros das atividades.

O processo é configurado para ser um instrumento FACILITADOR do funcionamento e não como um COMPLICADOR a mais. Os MANUAIS já fazem parte da gestão do conhecimento sendo importantes atualmente para a formação da INTELIGÊNCIA ORGANIZACIONAL ampliando o seu espaço nos estudos de Administração.

DEFINIÇÃO:

Os MANUAIS são um conjunto de normas, procedimentos, rotinas, funções, atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações a serem seguidas e cumpridas pelos colaboradores.

Servem como meio de instrução, comunicação e coordenação que registram e transmitem a informação da empresa. O conteúdo do MANUAL espelha a CULTURA ORGANIZACIONAL. E como o próprio nome diz, tem que estar ao alcance da mão.




OS PRINCIPAIS OBJETIVOS DOS MANUAIS:

São focados na eficiência, eficácia e para obter menores custos ao seguir uma direção uniforme, numa sequencia racional, lógica e compreensível a todos:

• Descrever as funções e atribuições de cada área e unidade administrativa.

• Estabelecer hierarquia, grau de autoridade, amplitude e responsabilidade dentro dos níveis da empresa.

• Orientar como fazer as tarefas.

• Estabelecer a finalidade se executar tarefas.

• Economizar tempo e esforço na realização das tarefas.

• Apresentar uma visão geral da organização.

• Operar como meio de ligação e coordenação com outras organizações.

• Servir como um veículo de informação para os usuários.


CLASSIFICAÇÃO:

Os Gestores devem avaliar corretamente a necessidade e importância de se desenvolver e manter o que for a base para as melhores formas de trabalho. Na Administração mais moderna os MANUAIS são classificados levando em conta suas funções, as diferentes necessidades e as estruturas das empresas.

MANUAL DE POLÍTICAS E DIRETRIZES: orienta a ação dos níveis executivos estabelecendo as políticas e os níveis da organização.


MANUAL DE ORGANIZAÇÃO: mostra a maneira formal e clara como a empresa está organizada em suas atividades.


MANUAL DE INSTRUÇÕES ESPECIALIZADAS: contém as instruções mais específicas sobre determinadas atividades ou tarefas de cada área.


MANUAL DE FORMULÁRIOS: cria ou altera métodos do trabalho, muda formulários, o layout e fluxograma. Formulários não atuam isoladamente e formam uma sequencia de comunicação e informações para as MÉTRICAS, KPI’S e tomada de decisões.


MANUAL DO EMPREGADO: utilizado pelos níveis intermediários e inferiores (independentemente do grau de instrução) contendo orientações gerais e informações diversas. Todos devem ter acesso a esse material para suas funções.


MANUAL DE INTEGRAÇÃO: contém informações úteis sobre a empresa principalmente para um colaborador recém-contratado.


REQUISITOS DOS MANUAIS ADMINISTRATIVOS:

Há alguns REQUISITOS que são essenciais para a sua utilidade como instrumentos racionais. Caso contrário, eles se transformam em obstáculos que prejudicam o sistema trabalho:

Ter a sua real necessidade avaliada.

● Conter um Índice de assuntos.

Redação simples, curta, eficiente, clara e inteligível com linguagem bem objetiva.

● GLOSSÁRIO (dicionário com termos técnicos).

Distribuição a todo o usuário dos assuntos.

Ser material formalizado de consulta na gestão do conhecimento da empresa.

Revisão e atualização contínuas e flexibilidade. Há processos que mudam ou se tornam obsoletos com o passar do tempo.


PRINCIPAIS VANTAGENS:

O conhecimento mais aprofundado da ORGANIZAÇÃO em relação às suas normas e procedimentos vai diminuir a ineficiência e elevar a competitividade. E, contrariando o senso comum, os MANUAIS podem dar maior rapidez e também se transformar em material de estudo e treinamento:

Fonte formal da informação sobre o trabalho.

Define critérios e padrões.

Eliminam divergências e improvisos.

É o instrumento de consulta e orientação corretas.

Permitem a adequação e coerência nos procedimentos dentro das várias unidades da empresa.


PRINCIPAIS DESVANTAGENS:

De maneira geral eles são pouco flexíveis.

Perdem o valor se não forem revisados e atualizados constantemente.

São inúteis quando trazem conteúdos muito sintetizados.

São inúteis quando trazem muitos detalhes e redação inadequada.

Os MANUAIS ADMINISTRATIVOS são um MEIO e não a FINALIDADE.

Os MANUAIS ADMINISTRATIVOS não resolvem todos os problemas. Eles são o ponto de partida e não a solução do que pode acontecer numa empresa.

PRECAUÇÕES:

MANUAIS são úteis até o momento em que eles se tornam um fardo. O maior problema é criar uma literatura com excesso de regras e formalismos, de documentos e perda de tempo. A BUROCRACIA é necessária para qualquer tipo de organização. Mas, o apego exagerado às NORMAS e REGULAMENTOS faz com que elas se tornem a prioridade absoluta.


CUIDADO:

NORMAS e REGULAMENTOS podem deixar de ser um meio de trabalho e se transformarem em OBJETIVOS.

MANUAIS favorecem a integração de diversos subsistemas na ORGANIZAÇÃO com base na realidade da CULTURA ORGANIZACIONAL. O que não pode acontecer é a empresa ser travada e escravizada por eles...

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