KPI’S – KEY PERFORMANCE INDICATORS.

Atualizado: 26 de Ago de 2018


INTRODUÇÃO:

Os KPI’S – KEY PERFORMANCE INDICATORS são indicadores chave de desempenho utilizados como medidas PADRÃO sendo uma das melhores maneiras de analisar os resultados do negócio. Também são conhecidos como KSI’S – "KEY SUCCESS INDICATORS" – indicadores chave de sucesso. Na PRÁTICA EMPRESARIAL os dados e resultados são analisados por EXECUTIVOS e GESTORES de diversas áreas para projeções ou na tomada de decisões. Os KPI’S são referências e PADRÕES considerados como normas, modelos a serem seguidos e tomados como base.

MEDINDO O DESEMPENHO:

Os KPI’S comparam informações disponíveis verificando onde há resultados positivos ou não. São ferramentas essenciais para avaliar o sucesso de processos ou avaliar a empresa como um TODO.



Com este acompanhamento e análise é possível ver os EFEITOS das estratégias e dos planos que estão em andamento. Portanto, os KPI’S monitoram processos e verificam o que está e o que não está apresentando resultados na gestão apontando as modificações necessárias. Eles fazem o DIAGNÓSTICO, servem de PADRÃO, avalia desempenho, competitividade e estabelecem metas.

Estamos no Caminho certo para atingir objetivos ou não?


CUIDADO: Mas, um indicador mal feito é PIOR do que sua INEXISTÊNCIA.


Os KPI’S devem ser abrangentes, alinhados com os objetivos da empresa e com a Missão/Visão/Valores. Sua sustentação se inicia tendo por referência o histórico dos anos anteriores e resultados de outras empresas.


Com base em informações corretas e confiáveis (um número ou um percentual) as empresas têm condições intervir sobre resultados realizados que não são condizentes com o que foi planejado. É preciso estabelecer quais as medidas de desempenho a serem consideradas e o que realmente tem importância para ser analisado pela empresa. É inútil medir ou tentar melhorar aspectos que a DIRETORIA/ALTA GERÊNCIA não considera como sendo importantes.


OS NÍVEIS DOS KPI’S:

Os indicadores podem ser divididos de acordo com os níveis hierárquicos.


KPI’S DE NÍVEL ESTRATÉGICO:

São todos os indicadores primários da empresa de valor estratégico (dados analisados e projetados) acompanhados bem de perto pela DIRETORIA/ALTA GERÊNCIA. Estes KPI’S demonstram de forma rápida se os OBJETIVOS ESTRATÉGICOS estão sendo alcançados. O NÍVEL ESTRATÉGICO interpreta e entende problemas de modo diferente dos setores operacionais. A sua visão é sobre o TODO e os níveis TÁTICOS fazem interpretações de eventos cotidianos.

KPI’S DE NÍVEL TÁTICO GERENCIAL:

Agrupam indicadores secundários dentro do interesse e responsabilidade dos Gestores de cada departamento. Os seus resultados são relacionados aos indicadores de Nível Estratégico.


KPI’S DE NÍVEL OPERACIONAL: Estes indicadores são acompanhados por funcionários de cada área que coletam informações e detalhes para a construção dos Indicadores de Nível Tático e Nível Estratégico.


A REVISÃO DOS KPI’S:

A partir da ideia de que uma empresa está sempre em mutação por causa das influências vindas do ambiente externo, poderão ocorrer alterações nos processos de trabalho, ganhos de produtividade, etc. Para muitas empresas os indicadores estabelecidos são semestrais ou anuais facilitando o controle e o acompanhamento das variações. São testados regularmente quanto sua veracidade e, portanto, são constantemente revistos e atualizados (ou deveriam!).

Qualquer empresa deve acompanhar FATORES INTERNOS (processos) e FATORES EXTERNOS (mercado, clientes, fornecedores, etc.). A partir da última década de Século XX, por causa de novas visões sobre ESTRATÉGIA, algumas empresas também passaram a considerar PADRÕES relacionados com a CIDADANIA EMPRESARIAL. Os estudos mais recentes abrangem os indicadores de emissões, efluentes e resíduos (na RESPONSABILIDADE AMBIENTAL) e as condições de trabalho ou do envolvimento em ações feitas na comunidade (RESPONSABILIDADE SOCIAL).


A RELEVÂNCIA DOS KPI’S:

Como o atual ambiente de negócios está em constante mudança, muitos KPI’S podem ter um ciclo de vida. Ou seja, durante um período de tempo eles poderão ser interessantes e utilizados em função da sua relevância. Mas, podem se tornar obsoletos e desnecessários. É normal que haja a conveniência de serem redesenhados ou substituídos. Entretanto, as informações nunca devem ser descartadas.


Os KPI’S precisam ser SIMPLES e INTEGRAR dados de todos os departamentos com troca de experiências e disponibilidade de informações. Exemplo: desenvolver um produto pode levar em conta dados de vendas, de engenharia, recursos humanos, logística, fornecedores, clientes, etc.


TREINAMENTOS e REUNIÕES DE ACOMPANHAMENTO têm a finalidade de obter o perfeito ENTENDIMENTO dos KPI’S. Eles não são criados de forma isolada e os PADRÕES de desempenho devem gerar ações de melhoria com o envolvimento de todos os departamentos. São importantes visto que mostram a PERFORMANCE da empresa em relação aos PADRÕES, considerando três aspectos: ACIMA, ABAIXO ou ESTÁTICO.


Em uma empresa em início de atividades, onde não há resultados anteriores para servir de padrão ou como referência, o EMPREENDEDOR pode estabelecer parâmetros como sendo OBJETIVOS e depois corrigi-los com o tempo.


CLASSIFICAÇÃO DOS KPI’S:

A – KPI’S INTERNOS: estão nos levantamento contidos na INTELIGÊNCIA ORGANIZACIONAL e no BENCHMARKING INTERNO. A sua principal fonte está nos dados passados (não se descarta nenhum tipo de informação: custos, orçamentos, preços ou qualquer outro dado estatístico devidamente registrado e estabelecido como sendo um PADRÃO).


Alguns especialistas consideram dentro dos KPI’S INTERNOS os Indicadores de desempenho de processos. Por meio da coleta de informações, eles são usados para rastrear e monitorar o andamento de diversas tarefas da empresa. Assim será possível para que os Gestores estudem e tomem as decisões corretas visando resultados mais positivos e aumento de eficiência e de eficácia É uma ferramenta com o objetivo de obter aperfeiçoamentos de forma contínua.


B – KPI’S EXTERNOS: suas principais fontes de obtenção estão no AMBIENTE EXTERNO: IBGE, FIESP, BOVESPA, associações comerciais, empresas do mesmo ramo, organizações informativas, Internet, pesquisas, noticiários, BENCHMARKING externo, etc.


A VALIDADE DOS KPI’S:

Os indicadores deverão ser verificados com base nas informações disponíveis. Então, é fundamental que elas sejam válidas e que possam ser utilizadas. É muito comum que as informações e dados sejam inexistentes, que estejam desatualizados ou, pior, que não sejam verdadeiros. As principais causas nas falhas na validade estão relacionadas à captura mal executada dos dados, os dados podem ter sido processados de forma incorreta, não houve revisão dos KPI’S e a interpretação foi inadequada.


O que não é medido, não pode ser gerenciado”.

WILLIAM EDWARDS DEMING – 1900-1993.


Outro aspecto a ser considerado na VALIDADE dos KPI’S é quanto a sua SIMPLICIDADE, ENTENDIMENTO e RUÍDOS DE COMUNICAÇÃO. A quantidade de informações é grande e faz com que o processo decisório seja uma tarefa desgastante para os GESTORES.


A Administração atual se transformou. As empresas enxugaram estruturas para ganhar agilidade e baixar os custos. Mas, nem por isso elas diminuíram sua complexidade pela grande quantidade de informações necessárias para ter maior competitividade.


As informações em grande volume circulam do topo da pirâmide até aos níveis operacionais e vice versa dando oportunidade que haja um desalinho na troca de mensagens. O ser humano possui a tendência de filtrar ou distorcer informações de acordo com o seu nível de compreensão, interpretação ou até pelo interesse em entender o que foi transmitido.


Infelizmente a ocorrência de RUÍDOS DE COMUNICAÇÃO é muito comum. Os de RUÍDOS DE COMUNICAÇÃO (ou PANES DE COMUNICAÇÃO) são formas de interferência na transmissão de uma mensagem de um EMISSOR para um RECEPTOR. Como resultado há prejuízos na correta compreensão e na credibilidade para uma ideia ser compartilhada.

Além disso, os RUÍDOS causam desgastes nas relações profissionais e pessoais pela comunicação falada mal feita ou em relatórios elaborados de maneira incorreta. O resultado pode ser notado pelo volume de retrabalho, perda de tempo e baixa produtividade:






QUESTÕES GRAVES:

DIGITAÇÃO – GRAMÁTICA – QUALIDADE DA MENSAGEM – CLAREZA – FALTA DE REVISÃO – LEITURA – RELEITURA – ENTENDIMENTO – FEED BACK.

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