KPI’S – CONSTRUINDO INDICADORES.

Atualizado: 26 de Ago de 2018


INTRODUÇÃO:

Atualmente o imenso ritmo, fluxo e diversidade de dados formam várias informações que podem ser mensuradas e usadas como indicadores (quantitativos ou qualitativos). Em Administração é possível fazer avaliações analisando KPI’S representados por números, percentuais ou valores.

Mas, o maior problema está em estabelecer, de fato, quais KPI’S são os mais relevantes a serem utilizados em análises (os que sejam consistentes com os objetivos).

E este ponto se justifica. É para que não haja a perda de tempo e esforços seguindo informações sem nenhuma utilidade prática. Portanto, para os Gestores, o núcleo central é a escolher quais os indicadores a serem ponderados.


CONSTRUINDO KPI’S:

Contudo, a experiência mostra que o maior obstáculo para muitos Gestores e Analistas esteja antes ainda da escolha dos KPI’S. Muitos deles trabalham com Métrica, Indicador e Meta e não conseguem explicar com clareza a diferença entre estes três conceitos.


A – MÉTRICAS:

É um número bruto, informações e medidas de algo que possa ser mensurado ou então a medida mais simples de alguma coisa que pode ser medida. KPI’S são os resultados, relatórios, conjuntos e/ou cruzamentos de MÉTRICAS que podem representar tendências, consequências e correlações úteis na busca de oportunidades, pontos positivos ou negativos.

Mas isso não significa que uma MÉTRICA necessariamente seja levada em conta. A partir do momento em que essa MÉTRICA se torna um fator bem relevante para a tomada de decisão ela se torna um KPI.

Ou seja, um KPI não é uma MÉTRICA, mas uma MÉTRICA pode se tornar um KPI. A MÉTRICA é construída nos níveis operacionais, onde o KPI tem início.


Observando a informação disponível mensurada nos resultados de vendas do quadro estatístico feito pelos funcionários, ainda não é possível tomar uma decisão. A partir da ideia de KPI o Gestor pode começar a efetuar uma série de análises relevantes.

Qual era a meta? – R$ 2.000,00

Qual foi a fonte da métrica? – A somatória das vendas.

Qual é o período da medição? – 4º. Trimestre.

Qual é o interessado? – Departamento de vendas.

Por que um único produto é responsável por 33,7% das vendas?

Por que três dos produtos ficaram tão abaixo da meta?

Por que a maioria dos produtos tem tantas diferenças em relação às metas?

As projeções foram bem feitas?

Acompanharam o PADRÃO da empresa?


Os resultados mostram uma situação significativa no comportamento das vendas e que podem mostrar a necessidade reavaliar ou alterar a estratégia da empresa para a região Centro Oeste. Ampliando as MÉTRICAS podemos fazer outro tipo de análise

MÉTRICAS DE VAIDADE: É um número bruto, informações e medidas que não ajudam os Gestores a tomar decisões mais acertadas sobre os negócios. São dados que não motivam nenhuma mudança. Apesar de serem importantes não merecem tanta atenção quanto outras. Na maior parte dos casos não devem ser vistas como sendo um KPI.


B – O INDICADOR – KPI:

É o INDICADOR obtido a partir das MÉTRICAS ou a união de diferentes MÉTRICAS para ter um resultado real sobre um determinado setor da empresa. Mostra variações em relação ao que foi planejado. Caso maiores detalhes sejam necessários, o KPI pode ser comparado com outros dados comprovando se há alguma relação de CAUSA X EFEITO: número de visitas dos vendedores, canais de vendas, etc. A empresa deve analisar tendências e pontos que merecem maior atenção em busca de melhorias ou então em ações corretivas. Além do cuidado em separar os KPI’S das MÉTRICAS é necessário que eles mostrem onde os principais problemas organizacionais se encontram.


C – METAS:

São frações dos objetivos a serem alcançados. Pelo acompanhamento das METAS a empresa analisa a possibilidade de alcançar ou não os objetivos. O acompanhamento mostra se a empresa está dentro do que foi planejado, se subestimou ou superestimou os resultados. A definição correta da META a ser alcançada é um grande desafio para o planejamento.

KPI’S – VEÍCULO DE COMUNICAÇÃO INTERNA:

Este assunto causa polêmica. É fazer o uso de KPI’S como veículo de comunicação interna da empresa com as informações em disponibilidade para conhecimento geral. A ideia afirma que o proveito está em que todos compreendam os KPI’S como o resultado da importância das tarefas e qual o seu peso no sucesso ou fracasso da organização. Por este meio se torna mais fácil que todos enxerguem se os objetivos estão sendo atingidos e as prováveis providências para melhorar os atuais resultados. Na prática a experiência mostra situações bem diferentes:

Em primeiro lugar os KPI’S ficam mesmo de posse dos profissionais que atuam em cargos executivos e que tomam as decisões (INFORMAÇÃO = PODER).


Em segundo lugar, os funcionários operacionais que constroem as MÉTRICAS não têm tempo, formação ou capacidade para interpretar e analisar com perspicácia o que está acontecendo (e em muitos casos não tem interesse ou motivação). Para entender a situação ou formar uma ideia mais completa os colaboradores precisariam ter ACESSO a outros tipos de informações adicionais para poder ter o entendimento completo.


Em terceiro lugar, finalizando o assunto, por uma questão de posição na hierarquia, CULTURA ORGANIZACIONAL e pelas relações de poder existentes na empresa, os Gestores dificilmente têm interesse de que isso aconteça.


POR QUE OS KPI’S SÃO IMPORTANTES:

Os KPI’S devem ser usados para administrar e tomar decisões ao vincular números específicos aos objetivos que a empresa precisa atingir. Comprovam que o desempenho da estratégia em prática está sendo bom (ou não!).

Os KPI’S também devem ser usados avaliando se as atividades operacionais funcionam adequadamente.

Os KPI’S também devem seguir o que estiver definido na MISSÃO da empresa.

Os KPI’S também devem ser usados para estabelecer e descobrir tendências que vão permitir transferir mais recursos em áreas de acordo com a necessidade de resultados pretendidos a curto ou longo prazo.

Os KPI’S também devem ser usados para atender as mais diversas perspectivas: os resultados também envolvem Clientes Internos e STAKEHOLDERS.

Os KPI’S também devem aprimorar estratégias e aumentar a visão do negócio é preciso criar KPI’S que tenham informações importantes e que realmente seja mostrem a situação real da empresa.


CUIDADO:

● Um KPI deve ter relevância, ser baseado em dados confiáveis e mensuráveis com métodos viáveis de COLETA e FREQUÊNCIA para extrair significado dos dados e resultados.

● Um KPI deve ter alto grau de aderência ao negócio da empresa (MISSÃO) e refletir seus objetivos.

● Por ser estratégico um KPI deve ser utilizado para administrar e tomar decisões. Portanto todo KPI deve ser fácil de entender (intuitivos e autoexplicativos).


CLASSIFICAÇÃO E EXEMPLOS DE KPI’S:

Há várias categorias de indicadores e outras formas de classificação além de KPI’S INTERNOS, EXTERNOS, KPI’S de NÍVEL ESTRATÉGICO, de NÍVEL TÁTICO GERENCIAL e de NÍVEL OPERACIONAL. Especialistas em Administração abordam outra separação possível por categorias com a classificação por áreas específicas da empresa.

E dentro da ideia de VISÃO HOLÍSTICA, os Gestores podem analisar e tirar conclusões por meio de PKI’S que estão fora de sua área de atuação. Portanto, uma empresa deve ser vista por várias perspectivas de acordo com quem estiver realizando as análises.


Finanças: Receitas, Despesas, Lucro ou Prejuízo, Nível de endividamento, fluxo de Caixa, liquidez, capital de giro disponível, etc.

Recursos Humanos: demissões, contratações, TURNOVER, pesquisa salarial, custo de benefícios, horas extras, banco de horas, treinamentos realizados, absenteísmo, Pesquisa de Clima, JOB ROTATION, etc.


Marketing: indicadores de Mercado, BRANDING, estatísticas de vendas, ocorrências no CRM, TIME TO MARKET (tempo de lançamento de um produto), ciclo de vida verbas de publicidade, MARKET SHARE (fatia de mercado que um determinado produto), concorrentes.


Produção: OS’S, OF’S, LAY OUT da planta, Planilha de Manutenção (Preventiva e Preditiva) custo de hora/homem, OCIOSIDADE (tempo que equipamentos, máquinas, linha de produção ou trabalhadores ficam parados), matéria prima, insumos, retrabalhos, perdas ou quantidade de peças refugadas, acidentes, lead time, horas extras, processos, STOCK OUT (número de vezes ou de períodos que um determinado item do estoque de matéria prima ou de produto acabado chega a apresentar saldo zerado), produtividade, TQM, etc.


Vendas: pedidos, tabelas de preços e descontos, valor por pedido, vendas efetivadas (por vendedor, por região, por produto), OTIF (ON TIME IN FULL – no prazo, por completo – representa o percentual de pedidos que foi efetivamente atendido no prazo combinado com o cliente), cancelamentos, devoluções, estatísticas, banco de dados de clientes, visitas, comissões, etc.


Compras: estoques, giro de estoque, estoque de segurança, STOCK OUT, custo de suprimentos, evolução de preços, cadastro de fornecedores, devoluções, LEAD TIME do ciclo de compras, descontos obtidos, número de requisições, número de transações, valor médio de pedidos, almoxarifado, avaliação de fornecedores, etc.


Logística: tempo de PICKING, transportes, quantidade de entregas por período, quantidade de devoluções, quantidade de recebimentos, custos, roteiros, atrasos, estoque médio, ON-TIME DELIVERY (pedidos entregues sem atrasos).


Há inúmeros exemplos de KPI’S que podem ser tomados como PADRÕES de acordo com a necessidade. Eles podem redesenhar ou criar processos para indicar mudanças mais racionais e eficientes evitando o imediatismo (“apagando incêndios”). Cada um deles se torna uma ferramenta essencial para empresa ter maior integração entre os Gestores dos departamentos e como eles podem melhorar suas atividades e os resultados. Quanto mais avaliações, maior é a possibilidade de melhoria nos processos.




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