GESTÃO DOCUMENTAL.

Atualizado: Mar 20


INTRODUÇÃO:

DOCUMENTOS são os registros de qualquer tipo de DADOS e INFORMAÇÕES nos mais variados formatos: arquivos digitais, textos, fotos, imagens, planilhas, vídeos, PODCAST etc. Apesar do nível da TIC disponível, as empresas têm tido muitas dificuldades ao organizar, manter, e, principalmente, saber usar as INFORMAÇÕES de forma adequada. Elas se transformaram num item altamente valioso com mesma importância dos recursos técnicos, materiais e financeiros.

A GESTÃO DOCUMENTAL é um conjunto de normas, procedimentos e métodos de trabalho, determinando a produção, tramitação, avaliação, uso e arquivamento de documentos.


OBJETIVOS DA GESTÃO DOCUMENTAL:

A GESTÃO DOCUMENTAL cuida da produção, guarda e a correta eliminação de documentos estando presente em todos os tipos de empresa na forma física ou digital. Seus principais objetivos são o fornecimento de evidências, permitir a condução das atividades de forma clara e ter o controle das INFORMAÇÕES.

OBJETIVOS:

● Controle rigoroso sobre as informações

● Tornar mais rápido o acesso aos arquivos.

● Criar estatísticas em diversos formatos.

● Dar transparência às ações administrativas.

● Garantir economia, eficiência e eficácia na Administração.

● Dar agilidade e segurança aos Gestores no Processo Decisório.

● Incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe.

● Controlar o fluxo de documentos e a organização de arquivos.

● Racionalizar a produção dos documentos.

● Estabelecer procedimentos para avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de documentos.

PATRIMÔNIO DOCUMENTAL:

A qualidade e a presteza das INFORMAÇÕES contidas nos DOCUMENTOS exercem influência direta sobre as TAREFAS das diversas áreas e na TOMADA DE DECISÃO dos Gestores. O histórico é registrado em DOCUMENTOS que formam um conjunto: o PATRIMÔNIO DOCUMENTAL da empresa considerado de guarda permanente.


Toda a informação registrada, independente do formato, é conhecida como DOCUMENTO. A GESTÃO DOCUMENTAL tem que ser eficaz e cada empresa desenvolve e formaliza seu FLUXO DOCUMENTAL com os FLUXOGRAMAS estabelecidos pela CULTURA ORGANIZACIONAL.


Desta maneira, o PATRIMÔNIO DOCUMENTAL é a fonte de INFORMAÇÕES e ESTATÍSTICAS para a construção do CONHECIMENTO da empresa, para o BI (BUSINESS INTELIGENCE) e PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO.


É a base de estudos onde são obtidas as MÉTRICAS para os KPI’S, bem como o auxílio no estabelecimento de OBJETIVOS e METAS. É um processo que contribui para que a empresa alcance a QUALIDADE TOTAL em todas as áreas funcionais.


VANTAGENS DA GESTÃO DOCUMENTAL:

Bem executada a GESTÃO DOCUMENTAL reduz custos de forma considerável. Ao mesmo tempo, diminui a quantidade de documentos e aumenta produtividade uniformizando e padronizando processos e INFORMAÇÕES:

Redução na quantidade de cópias.

– Rapidez na busca e encaminhamento de documentos.

– Diminuição de espaço físico.

– Utilização de meios eletrônicos (digitalização).

– Disponibilidade.

– Menor processo BUROCRÁTICO.


A palavra "BUROCRACIA"é formada pelo francês, BUREAU (escritório) e pelo grego KRÁTOS (poder ou regra), designando uma forma de controle realizada por funcionários de escritórios (os Burocratas). No senso comum, a "BUROCRACIA"é usada no sentido pejorativo, sendo relacionada a uma forma de administração complexa, composta de várias divisões, regras, controles e procedimentos repetidos e desnecessários que emperram o andamento da documentação.

"A gestão documental é essencial para as organizações empresariais, pois atua desde a produção até a guarda ou eliminação do documento. Nessa perspectiva, o arquivista tem grande responsabilidade em relação aos processos administrativos de uma organização." (VALENTIM, 2012, p.12).


FASES DA GESTÃO DOCUMENTO:

1 - ELABORAÇÃO: nesta etapa são criados os DOCUMENTOS, de acordo com as atividades específicas a serem executadas em cada departamento ou área de especialização. Cada empresa cria documentos úteis e descarta a produção dos que não são essenciais. Assim, minimiza a quantidade a ser manuseada, armazenada, controlada ou eliminada.


2 - UTILIZAÇÃO: o fluxo correto é fundamental para que o DOCUMENTO tenha a sua função administrativa cumprida.


3 - DESTINAÇÃO: fixa quais documentos devem ser eliminados e aqueles que serão preservados, baseando-se em análise, seleção e fixação de um prazo de guarda.


Tipos de Documentos: Alvará, Boletim, Atestado, Parecer, Certidão, Boletim, Relatórios, Ata de Reunião, Ofício, Aviso, Circular Interna, Requerimento, Contrato, Auto, Memorando, Estatuto, Edital, Apostila, Decreto, Ordem de Serviço, Ordem de Fornecimento, Guia, Declaração, Portaria, Despacho, Convênio, Parecer, Convite, Ofício, Convocação, Deliberação, etc.


ARQUIVOS:

De forma geral, um ARQUIVO (físico ou digital) pode ser entendido e definido como o conjunto de DOCUMENTOS, guardados e conservados de maneira ordenada para utilização das informações nele armazenadas. Mas, para que sua utilidade seja efetiva, eles devem ser organizados e classificados de acordo com as necessidades da empresa. Isto vai permitir encontrar o documento quando for necessário para consulta e utilização.


MODALIDADES DE ARQUIVOS:

Arquivo Ativo ou Arquivo Corrente: são documentos de uso imediato, de uso frequente nas tarefas ou em fase de conclusão.

Nesta atividade, o arquivo é alterado diversas vezes pelas informações que são adicionadas, modificadas ou atualizadas. Porém, é necessária uma triagem, filtragem e classificação das informações a serem adicionadas ou eliminadas seguindo critérios muito bem definidos.




Arquivo Intermediário: nesta etapa os documentos não estão mais em uso constante e são utilizados eventualmente (a consulta tem menor frequência – as informações perderam a validade ou ficaram obsoletas).


O seu arquivamento é provisório, temporário e sua função é assegurar e preservar as informações aguardando o cumprimento do prazo que foi estabelecido.


Arquivo Permanente ou Arquivo Morto: poderão ser eliminados ou guardados definitivamente para fins de comprovação ou pesquisas. Vários documentos arquivados podem perder a sua função e uso administrativo. Mas, podem ganhar importância histórica e ser tornar fator de segurança para a empresa. Documentos que não terão mais serventia poderão ser destruídos.


MÉTODOS E CRITÉRIOS DE ARQUIVAMENTO:

Uma empresa pode escolher a melhor alternativa de arquivamento e levar em conta nesta classificação as características dos documentos:


Alfabético: a ordenação dos nomes dos arquivos com as informações segue a ordem alfabética e usa o nome como elemento principal na busca e pesquisa.


Por região Geográfica: a busca e pesquisa tomam por referência o local ou a origem do documento como elemento principal. O método geográfico organiza os documentos por continente, país, região, estado, cidade ou bairro.


Numérico simples: os documentos recebem uma numeração em função da sua ordem de entrada ou de registro.


Ideográfico: distribui os documentos conforme os assuntos ou departamentos (áreas) da empresa aos quais eles se referem.


TRIAGEM, ORGANIZAÇÃO E REGISTRO:

Triagem: filtra informações, permite a agilidade dos processos e a racionalização dos arquivos conforme o teor e importância (identificar emissor e data)


Organização: é de extrema importância para o controle e deve ser feito diariamente.


Registro: possibilita a localização dos documentos e deve seguir o que foi estabelecido nos MÉTODOS E CRITÉRIOS DE ARQUIVAMENTO.


FLUXO DOCUMENTAL:

Cada empresa deve elaborar seu fluxo documental de acordo com suas atividades, com critérios lógicos que permitam a maior perfeição possível nas atividades. O FLUXOGRAMA representa de forma gráfica todo o trajeto que um documento/informação deve percorrer, desde a fonte (emissor), funcionamento (processo e uso), distribuição até a destinação final. Assim, é possível visualizar todo o itinerário.

O objetivo é facilitar a visualização do percurso de um documento dentro da empresa, indicar os problemas existentes e as correções necessárias. O FLUXOGRAMA contribui para padronizar e racionalizar o trabalho.

FORMULÁRIOS:

Há diversos tipos e orientações para a elaboração e controle dos formulários. Do ponto de vista estrutural, um formulário é formado por lacunas, campos ou módulos que podem ser preenchidos. É um documento onde são preenchidos os dados e informações formalizando a comunicação, registro e controle de atividades. Os formulários podem ser:


Formulários Físicos: papéis.


Formulários Eletrônicos: são elaborados por softwares permitindo o trâmite na empresa por meio de redes e dispensam o uso de papel. É muito difundido nas organizações que utilizam os recursos da INTERNET, disponibilizando em seus sites os formulários para serem preenchidos pelos clientes ou para o público em geral.

GED:

Administrar, organizar e gerenciar a informação é uma preocupação entre as empresas e entidades públicas e privadas de pequeno, médio e grande porte de diversos segmentos.


A Tecnologia da Gestão de Documentos é útil para a tomada de decisões e se tornou um facilitador para a gestão através do gerenciamento eletrônico de documentos (GED).


A GED deve ser efetiva, garantindo o processo de atualização da documentação, interrupção no processo de deterioração e na eliminação do risco de perda do acervo.


A tarefa é realizada através de backup ou pela utilização de sistemas que permitam acesso à informação pela INTERNET e INTRANET.


Sugestão de Leitura:

VALENTIM, Marta Lígia P. Gestão Documental em Ambientes Empresariais. In: Estudos Avançados em Arquivologia. Marília: Cultura Acadêmica, 2012.


PRADO, Heloísa de A. A técnica de arquivar. São Paulo: T. Queiroz, 1986.

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